在確定了參加某個展會以后，要根據展會舉辦的時間進行參展人員的合理分工。

       把確定的展位號、召開時間等及早通知潛在客戶和準客戶，邀請他們屆時參加。參展前把所需要的產品宣傳資料、公司簡介、產品樣機和演示機、現場宣傳海報、X展架、其他展覽物料、名片、現場簽到本、產品價格政策等等分期分批準備充分，以備屆時之需。

       另外就是參加展會的人員可能工作崗位不同，會前要把所有參加展會的人員進行必要的培訓，從公司簡介到產品知識，行業知識等統一對外口徑，免得給人以非專業甚至外行的感覺，為企業帶來不必要的負面影響。在展會期間，由于時間緊，現場人員多而雜，一定要全力以赴以保證參展效果。首先要合理分工，專人負責宣傳資料散發，專人負責物品看管，專人客戶接待與產品介紹，專人負責合作洽談，專人負責收集信息等等。其次一定要牢牢抓住有效客戶，約好在其他合適地方及時溝通，深入交流，以促進早日簽約。在晚上休息之前，還要召集與會人員開個碰頭會，討論白天遇到的問題、客戶的意見，給出應對措施，在接下來的展會期間注意改進。