作者簡介

江金波，理學博士，教授。教育部旅游管理類專業教學指導委員會委員。華南理工大學經濟與貿易學院副院長，旅游與酒店管理學院副院長。兼任廣東省、廣州市等省市人民政府專家智囊、廣東省民俗文化研究會副會長、廣東省城市管理研究會理事等職。主要研究方向為旅游目的地發展規劃、度假地開發與管理、會展旅游、文化景觀等。

   一、會展項目控制的過程

   會展項目的控制過程，是對會展項目全過程的整體調控過程，重點是與計劃執行相配合，監控計劃執行的異動并提出改善策略的過程?？刂七^程的目標就是通過測量會展項目的實際進程，并將之與計劃進程比較，發現項目進展問題，及時采取措施使得項目回到正常軌道的監控過程?？梢?，對會展項目的有效控制，關鍵是定期及時測量會展項目的實際進程。會展項目控制的4個子過程如下。

   1.確定固定的績效報告期

   報告期的長短依項目工期的長短和項目的復雜程度決定。多以周或者月為報告期。每個報告期，需要收集的信息主要是實際績效和項目相關要素的變更信息，如人事變動、進度、預算、質量甚至自然災害等信息；

   2.收集和公布績效報告

   包括項目進展現狀、數據測試、未來預測等；如會展客戶預訂數量、管理信息系統運作數據測試、根據現有訂單，預測展覽項目的收益等。

   3.將現實績效與計劃要求進行比對

   得出現實進展與計劃進度的差距，包括范圍、質量、進度、成本等方面的差距；例如會展項目的預算是否超支？進度是否滯后？等等。

   4.采取措施調控項目

   權衡項目的各種要素，采取有針對性的措施，防止項目進一步偏離軌道，并朝預期目標邁進。需要特別強調的是，進度、質量和成本的權衡十分重要。因為，控制虛高的成本，就意味著降低原材料的質量，但也可能帶來會展項目質量降低；控制（縮減）工期，可能需要投入更多的資源而虛高成本，或者縮減工作范圍，但這樣很可能無法滿足客戶的技術要求。

   二、會展項目控制的類型

   會展項目的控制是特殊的管理藝術，具有多種形式和類型，適合不同場所和不同項目使用，實際使用中，應各取所長，充分發揮它們的綜合調控作業。

   1.按照其內容：分為質量控制、成本控制、進度控制、風險控制等

   質量控制是確保項目質量目標的有效控制；成本控制就是為實現成本目標而實施的一系列控制；進度控制則是為實現進度目標進行的控制；風險（安全）控制則是最大限度降低會展項目風險的一系列控制。各個控制內容之間存在對立統一的關系[1]。例如最佳風險控制可能帶給項目高質量，但同時可能提高成本費用。

   2.按照其規范性：分為正規控制和非正規控制

   常規控制是通過進度匯報、進度檢查或項目進展報告進行，是正規場合的集體性控制行為。一般利用項目班子建立的管理系統進行，如會展管理信息系統、變更控制系統、工作核準系統等。

非常規控制是通過項目經理走動到管理現場，與相關部門人員了解情況、交流信息而發現問題。進而實施對項目的控制行為。對比常規控制的系統性、集體性、標準化，非常規控制則顯示其靈活性、速效性、專權化等特點。

   3.按照控制方式：分為預防性控制和更正性控制

   預防性控制就是防患于未然的控制措施，是通過深刻地理解會展項目各項活動，預見可能發生問題，制定出相應的措施，以預防項目出現偏差的事前管理模式，也稱為主動控制。制定規章制度、工作程序、團隊成員培訓等都屬于預防性控制。

   更正性控制是更為廣泛使用的控制管理模式，是指執行會展項目過程中，通過發現問題進而采取措施、糾正偏差的控制過程。誠如前述，更正性控制往往借助信息反饋來實現，其關鍵是信息準確、及時、完整地送達到項目經理或其他決策者手中。也稱為被動控制。

   4.按照控制的先后過程：分為預先控制、過程控制和事后控制

   三者是會展項目全程控制的先后為繼的環節。預先控制是在會展項目活動開始階段時進行，通過同類項目經驗的充分借鑒，規避不合理的項目開支，保證會展項目的投入滿足規定的要求。過程控制就是一般而言的常規控制，通過會展項目計劃執行過的階段式檢查指導，獲取與計劃目標的比對信息，而達到項目的控制目標，一般在現場進行。但由于會展項目現場分散，時間長、空間大，如何做到時空的優化調控，是對項目經理智慧的極大考驗。事后控制在會展項目活動階段結束或臨近結束時進行。事后控制，往往無法彌補項目偏差帶來的損失，于事無補，因此，會展項目控制一般不宜采取事后控制。

   5.按照控制的指向：分為直接控制和間接控制

   項目經理直接對會展項目進行的“一竿子”控制屬于直接控制，相反為間接控制。直接控制著眼于產生偏差的根源，而間接控制則著眼于偏差本身。間接控制不直接對會展項目活動而是對項目班子成員進行控制，具體的會展項目活動由項目班子成員去控制。在實踐中，應該根據會展項目的不同階段、偏差程度及性質等決定采取直接控制還是間接控制。會展項目的執行前期、偏差較小或者偏差不至于影響全局時，一般需要采取間接控制，相反采取直接控制。

[1]張家春.項目計劃與控制[M].上海:上海交通大學出版社,2010:13.

（文章來源：會展學研究  作者：江金波）

《會展項目管理：理論、方法與實踐》簡介

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